Privacy Policy
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VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
1. DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ
L'Office national du tourisme japonais (l'« Office ») attache une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel. La présente politique de confidentialité (la « Politique de confidentialité ») vise donc à vous informer de la manière dont l'Office, en sa qualité de responsable de traitement de données, recueille et gère les données à caractère personnel que vous nous soumettez ou nous communiquez. Nous agissons également en qualité de responsable de traitement de données lorsque nous traitons vos données à caractère personnel reçues ou obtenues par l'intermédiaire de tiers. Nous traitons ces données à caractère personnel conformément à la réglementation applicable dans l'UE et ses États membres en matière de protection des données, en particulier le Règlement général sur la protection des données n° 2016/679 (le « RGPD »).
Nous vous invitons à lire attentivement la présente Politique de confidentialité. Si vous refusez que nous utilisions vos données à caractère personnel conformément à la présente Politique de confidentialité, nous vous prions de ne pas nous les communiquer. Veuillez noter que dans ce cas, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir nos services et vous pourriez ne pas être en mesure d'utiliser certaines fonctions de notre site internet ou d'y accéder, et par conséquent nous pourrions ne pas répondre à toutes vos attentes.
Si vous avez des questions ou des commentaires concernant la présente Politique de confidentialité, veuillez contacter webmaster@jnto.go.jp.
2. COMMENT TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?
Nous traiterons toujours vos données à caractère personnel en fonction de l'une des bases juridiques prévues dans le RGPD (articles 6 et 7). En outre, nous traiterons toujours vos données à caractère personnel sensibles, par exemple, en ce qui concerne votre appartenance syndicale, vos opinions religieuses, ou votre état de santé, conformément aux règles prévues pour ces catégories particulières dans le RGPD (articles 9 et 10).
Nous sommes susceptibles de recueillir et traiter les données à caractère personnel dont nous avons besoin afin de servir nos intérêts légitimes et vous fournir des services adéquats, aux fins décrites ci-dessous :
- activités de commercialisation, y compris la publicité en ligne ;
- envoi de bulletins d'information et autres communications promotionnelles ;
- publication de brochures ;
- inscription à nos concours, loteries et tirages au sort ;
- invitations à nos réceptions d'entreprise ;
- participation et affiliation aux services de réseaux sociaux ; participation à des voyages de familiarisation organisés ou parrainés par notre organisme ;
- réponses à nos questionnaires et enquêtes ;
- participation à nos programmes de formation et d'apprentissage en ligne (p. ex., programme d'apprentissage en ligne) ;
- participation à des salons et expositions de tourisme et de voyage ;
- gestion des listes et coordonnées des fournisseurs et partenaires commerciaux ;
- traitement des factures, des rapports d'information et d'autres documents de gestion ;
- traitement des contrats de location de bureau et de la documentation rattachée ;
- traitement des informations relatives aux visiteurs des centres d'information touristique ;
- traitement d'autres données informatiques recueillies lorsque vous interagissez avec notre site internet et utilisez nos autres services en ligne ;
- processus de recrutement ;
- évaluation de la performance des employés locaux ;
- gestion du statut et des conditions de travail des employés ;
- gestion des détachements de personnel ;
- remise de cartes de visite ;
- comptabilité et vérification des comptes ; et
- gestion des présences et organisation des vacances.
Nous sommes susceptibles de recueillir et traiter vos données à caractère personnel en fonction de l'exécution du contrat qui vous lie avec notre organisme, aux fins décrites ci-dessous :
- traitement des salaires, primes et dépenses de personnel
Veuillez noter que vous êtes libre de retirer votre consentement à tout moment, sans porter atteinte à la licéité des traitements effectués avant la date de retrait.
Nous traiterons vos données à ces fins spécifiques, explicites et légitimes, et ne procéderons à aucun traitement qui serait incompatible avec de telles finalités. Si nous envisageons de traiter des données à caractère personnel recueillies à d'autres fins que celles initialement prévues, nous ne manquerions pas de vous en informer. Nous conserverons vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire pour remplir nos obligations légales, vous offrir un service adéquat et promouvoir nos activités commerciales (articles 5 et 25(2) du RGPD).
Vous trouverez ci-dessous une description plus complète de la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel.
Nous traitons les données à caractère personnel de nos employés dans le cadre de nos tâches liées aux ressources humaines et à l'emploi. Les données à caractère personnel des employés, traitées à ces fins, comprennent : nom, prénom, nom de société, fonction, qualification « cadre » ou « non-cadre », numéro de téléphone, numéro de téléphone portable, adresses électroniques professionnelle et personnelle, détails et historique du salaire, données des fiches de paie, données concernant la santé, CV, numéro de sécurité sociale, numéro d'identité fiscale et informations relatives aux comptes bancaires. Nous traitons ces données à caractère personnel aux fins d'exécution du contrat d'emploi conclu avec nos employés (article 6(1)(b) du RGPD) et lorsque ce traitement n'est pas obligatoire, afin de gérer et d'honorer notre relation contractuelle dans l'intérêt de nos employés et dans le nôtre (article 6(1)(f) du RGPD). Au besoin, nous traitons également ces données afin de nous conformer aux obligations du droit du travail (article 6(1)(c) du RGPD). Si nous avons besoin de traiter une partie de vos données à caractère personnel correspondant à une catégorie particulière (p. ex., les données relatives à la santé), nous le ferons sous réserve d'obtenir votre consentement explicite (article 9(2)(a) du RGPD), ou en application de la réglementation sur l'emploi ou la santé (articles 9(2)(b) et (h) du RGPD).
Nous traitons également les données à caractère personnel à des fins de commercialisation et de relations publiques. Les données à caractère personnel traitées à ces fins comprennent les images utilisées pour des concours de photo ainsi que les adresses électroniques utilisées pour envoyer des bulletins d'information, des communiqués de presse et des brochures. Nous sommes également actifs en ligne et sommes susceptibles de traiter vos données à caractère personnel (p. ex., adresses IP, adresses électroniques, intérêts personnels) à des fins de diffusion de publicités en ligne et sur des sites de réseautage. Nous traitons ces données à caractère personnel en fonction de notre intérêt légitime à vous fournir ces services et de votre intérêt légitime à en bénéficier (article 6(1)(f) du RGPD). Toute demande de consentement requise sera effectuée avant de vous envoyer toute publicité ou communication (articles 13(1) et (2) de la Directive vie privée et communications électroniques).
Nous traitons les données à caractère personnel de nos membres, clients, partenaires commerciaux, sous-traitants, fournisseurs, participants aux séminaires ainsi que leurs employés respectifs, afin de proposer des prestations (p. ex., apprentissage et formation en ligne), d'organiser des événements (p. ex., voyages de familiarisation) et d'élaborer des enquêtes, rapports et documents de suivi relatifs à ces prestations et événements. Les données à caractère personnel traitées à ces fins comprennent les nom, prénom, adresse postale, numéro de téléphone, adresse électronique et autres informations utiles le cas échéant. Nous traitons ces données à caractère personnel aux fins d'exécution des contrats conclus avec des tiers (article 6(1)(b) du RGPD), et lorsque ce traitement n'est pas obligatoire, afin de leur fournir nos prestations tant dans leur intérêt que dans le nôtre (article 6(1)(f) du RGPD). Si nous avons besoin de traiter une partie de vos données à caractère personnel correspondant à une catégorie particulière (p. ex., les données relatives à la santé), nous le ferons sous réserve de recevoir votre consentement explicite (article 9(2)(a) du RGPD).
Nous traitons les données à caractère personnel d'autres personnes avec qui nous interagissons dans le cadre de questions d'administration générale et informatiques, y compris relativement aux contrats de location de bureau et à la documentation afférente et les renseignements concernant les visiteurs des centres d'information touristique. Nous traitons également les données informatiques relevées lorsque vous interagissez avec notre site internet et nos autres services en ligne (voir notre politique d'utilisation des cookies pour plus d'informations). Nous traitons ces données à caractère personnel aux fins d'exécution des contrats conclus avec des tiers (article 6(1)(b) du RGPD), et lorsque ce traitement n'est pas obligatoire, afin de leur fournir nos prestations tant dans leur intérêt que dans le nôtre (article 6(1)(f) du RGPD). Vos données à caractère personnel ne seront pas utilisées à d'autres fins sans que nous ne vous ayons préalablement demandé votre consentement (article 6(1)(a) du RGPD).
3. QUELS TYPES DE DONNÉES PERSONNELLES UTILISONS-NOUS ?
Aux fins spécifiées dans la présente Politique de confidentialité, nous avons besoin de recueillir des données à caractère personnel nécessaires aux fins spécifiées ci-dessus et dans les conditions détaillées ci-après.
Nous pouvons obtenir ces données à caractère personnel directement, à savoir au moment où vous nous les faites parvenir (c.-à-d., lorsque vous remplissez les formulaires affichés sur le site internet) ou indirectement, lorsque nous les obtenons par le biais de votre appareil de communication électronique ou de votre navigateur internet. Nous veillons à ce que les données à caractère personnel traitées soient adéquates, pertinentes et limitées au strict nécessaire au regard des finalités prévues.
4. DANS QUELLE MESURE PARTAGEONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?
Nous sommes susceptibles de partager vos données à caractère personnel avec les bureaux de l'Office et avec des tiers, conformément au RGPD. Lorsque nous partageons vos données avec un responsable de traitement, nous mettons en place un cadre juridique approprié au transfert et au traitement des données ainsi partagées (articles 26, 28 et 29). En outre, lorsque nous partageons vos données avec une entité située à l'extérieur de l'Espace économique européen, nous mettons en place des cadres juridiques appropriés, notamment pour les transferts effectués de responsable de traitement à responsable de traitement (2004/915/CE) et de responsable de traitement à sous-traitant ultérieur (2010/87/UE), et utilisons les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne pour de tels transferts (articles 44 et suivants du RGPD).
Partenaires stratégiques
Sous réserve de votre consentement préalable, vos données à caractère personnel pourront être transférées, stockées et sous-traitées ultérieurement par des partenaires stratégiques avec qui nous collaborons pour proposer ou commercialiser nos services auprès de nos clients. Nous partagerons vos données à caractère personnel avec ces sociétés uniquement pour fournir ou améliorer nos services et à des fins de publicité.
Prestataires de services
Nous partageons vos données à caractère personnel avec des entreprises qui fournissent, en notre nom, les services suivants : hébergement de site, maintenance, assistance, messagerie électronique, marketing, services de vérification, préparation de commandes, traitement des paiements, analyse de données, service à la clientèle, étude de la clientèle et enquêtes de satisfaction.
Sociétés affiliées et opérations sur capital
Nous sommes susceptibles de partager vos données à caractère personnel avec tous les organismes affiliés à l'Office. En cas de fusion, réorganisation, rachat, création d'une coentreprise, essaimage, transfert, vente ou cession lié à tout ou partie de notre activité, y compris dans le cadre d'une faillite ou de procédures similaires, nous pouvons transférer toute donnée à caractère personnel quelconque à des tiers.
Conformité juridique et sécurité
Il se peut que nous soyons contraints de communiquer vos données à caractère personnel en vertu de la loi, d'une procédure judiciaire, d'un litige ou de demandes formulées par les autorités publiques et gouvernementales de votre pays de résidence ou d'une autre juridiction. Nous nous réservons également le droit de divulguer vos données à caractère personnel si nous estimons que cela est nécessaire ou approprié pour des raisons de sécurité nationale, d'application de la loi ou d'autres questions d'importance publique.
Nous nous réservons par ailleurs le droit de divulguer vos données à caractère personnel si nous estimons en toute bonne foi que cela est raisonnablement nécessaire pour protéger nos droits, engager les poursuites opportunes, faire appliquer nos conditions générales, enquêter sur une opération de fraude, ou protéger nos activités ou les utilisateurs de nos services.
Transfert de données
De telles divulgations peuvent impliquer le transfert de vos données à caractère personnel en dehors de l'Union européenne vers les pays suivants : Japon, Canada, États-Unis, Russie, Australie, Chine, Inde, Indonésie, Corée du Sud, Malaisie, Singapour, Thaïlande, Philippines et Vietnam. Ce transfert peut avoir lieu afin de permettre aux fournisseurs et prestataires de services de notre organisme d'exercer leurs activités et d'échanger également les informations qui nous sont utiles au sein de l'Office. Pour chacun de ces transferts, nous garantissons un niveau de protection adéquat des données transférées, notamment en établissant des clauses contractuelles types telles que celles prévues par les directives de la Commission européenne 2001/497/CE, 2002/16/CE, 2004/915/CE et 2010/87/UE, ou toute clause standard relative à la protection des données à caractère personnel adoptée par la Commission européenne, conformément à l'article 46(2)(c) du RGPD.
5. NOS REGISTRES DES ACTIVITÉS DE TRAITEMENT
Nous tenons un registre de tous les traitements de données à caractère personnel que nous effectuons, conformément aux obligations établies par le RGPD (article 30). Dans ces registres, nous conservons toutes les informations nécessaires afin de nous conformer aux dispositions du RGPD et de coopérer avec les autorités de contrôle si besoin est (article 31).
6. MESURES DE SÉCURITÉ
Nous traitons vos données à caractère personnel de manière à garantir un niveau de sécurité approprié, notamment pour les protéger contre le traitement non autorisé ou illicite, la perte accidentelle, la destruction ou l'altération. Nous utilisons des mesures techniques ou organisationnelles appropriées pour atteindre ce niveau de protection (articles 25(1) et 32 du RGPD).
Nous conserverons vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs décrits dans la présente Politique de confidentialité, à moins qu'une période de conservation plus longue ne soit requise ou permise par la loi.
7. NOTIFICATION DES VIOLATIONS DE DONNÉES AUX AUTORITÉS DE CONTRÔLE COMPÉTENTES
En cas de violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou frauduleuse, la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée ou l'accès à des données à caractère personnel transmises, stockées ou autrement traitées, nous disposons de mécanismes et de politiques nous permettant d'identifier et d'évaluer rapidement le préjudice subi. Selon les résultats de notre évaluation, nous enverrons les notifications requises aux autorités de contrôle et informerons les personnes affectées, dont vous pourriez, le cas échéant, faire partie (articles 33 et 34 du RGPD).
8. TRAITEMENTS SUSCEPTIBLES D'ENGENDRER UN RISQUE ÉLEVÉ POUR VOS DROITS ET LIBERTÉS
Nous avons mis en place des politiques et des mécanismes nous permettant d'identifier les activités de traitement de données pouvant présenter de réels risques pour vos droits et libertés (article 35 du RGPD). En cas d'atteinte avérée aux données à caractère personnel, nous réaliserons une évaluation interne et déciderons en conséquence de mettre fin au traitement ou de veiller à ce que le traitement soit conforme au RGPD ou que les mesures techniques et organisationnelles adaptées soient appliquées pour poursuivre le traitement.
En cas de doute, nous prendrons contact avec l'autorité de contrôle de la protection des données afin d'obtenir des conseils et recommandations (article 36 du RGPD).
9. VOS DROITS
Vous disposez des droits suivants sur les données à caractère personnel que nous collectons et traitons.
- Droit d'obtenir des informations relatives au traitement de vos données : Vous avez le droit de nous réclamer toutes les informations souhaitées concernant nos activités de traitement des données qui vous concernent (articles 13 et 14 du RGPD).
- Droit d'accès aux données à caractère personnel : Vous avez le droit de nous demander de vous confirmer si nous traitons ou non des données à caractère personnel vous concernant et, si c'est le cas, d'accéder auxdites données et à certains renseignements qui y sont rattachés (article 15 du RGPD).
- Droit de rectification ou d'effacement des données à caractère personnel : Vous avez le droit de nous demander de rectifier dans les meilleurs délais toutes données à caractère personnel vous concernant et de les compléter si besoin est (article 15 du RGPD). Vous avez également le droit de nous demander d'effacer dans les meilleurs délais toute donnée à caractère personnel vous concernant en application de certaines dispositions légales (article 17 du RGPD).
- Droit de limitation du traitement des données à caractère personnel : Vous avez le droit de nous demander de limiter le traitement des données à caractère personnel vous concernant en application de certaines dispositions légales (article 18 du RGPD).
- Droit d'opposition au traitement des données à caractère personnel : Vous avez le droit, pour des motifs liés à votre situation particulière, de vous opposer à tout moment au traitement des données à caractère personnel vous concernant en application de certaines dispositions légales (article 21 du RGPD).
- Droit de portabilité des données à caractère personnel : Vous avez le droit de recevoir vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par un dispositif automatique et de les transmettre à un autre responsable de traitement sans empêchement de notre part, sous réserve de certaines conditions (article 20 du RGPD).
- Droit de ne pas faire l'objet d'une décision basée sur un traitement automatisé : Vous avez le droit, lorsque certaines dispositions légales s'appliquent (article 22 du RGPD), de ne pas faire l'objet d'une décision basée sur le traitement automatisé de données à caractère personnel vous concernant (y compris le profilage) dans la mesure où elle produit des effets juridiques ou similaires à votre égard.
Si vous avez l'intention d'exercer ces droits, veuillez vous reporter à la partie « contact » ci-dessous. Si vous n'êtes pas satisfait(e) de la façon dont nous avons traité toute demande, ou si vous avez une doléance quelconque concernant la façon dont nous traitons vos données à caractère personnel, vous pouvez déposer une réclamation auprès d'une autorité de contrôle de la protection des données.
10. LE CAS DES ENFANTS
Nos services s'adressent à des clients adultes. Par conséquent, nous ne recueillons pas sciemment et nous ne traitons pas d'informations concernant les enfants de moins de seize (16) ans. Si nous constatons que nous avons recueilli et traité les données à caractère personnel d'un enfant de moins de seize (16) ans, ou de l'âge minimum équivalent requis dans la juridiction concernée, nous prendrons les mesures nécessaires pour supprimer ces informations dès que possible. Si vous découvrez qu'un enfant de moins de seize (16) ans nous a fourni des données à caractère personnel, veuillez nous contacter immédiatement en utilisant l'adresse de contact indiquée dans la présente Politique de confidentialité.
11. LIENS VERS D'AUTRES SITES
Il est possible que notre site internet propose des liens hypertextes à destination de sites ou sources informatiques tiers. Nous n'avons aucun contrôle sur les pratiques des tiers en matière de confidentialité ni sur le contenu de leurs sites et ne pouvons en être tenus responsables. Nous vous invitons à lire attentivement leur politique de confidentialité pour connaître leurs processus de recueil et de traitement de données à caractère personnel.
12. MISES À JOUR DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Nous pouvons au besoin modifier ou mettre à jour la présente Politique de confidentialité. Toute modification de la présente Politique de confidentialité sera effective dès sa publication via les Services. Si nous apportons des modifications que nous jugeons importantes, nous vous en informerons par le biais de notre site internet dans la mesure du possible et tâcherons d'obtenir votre consentement, s'il y a lieu.
CONTACT
Pour toute question ou demande relative à la présente Politique de confidentialité, vous pouvez nous contacter par courriel (webmaster@jnto.go.jp).
