ANNEXE
1. TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL VOUS CONCERNANT
Aux fins décrites dans la présente Annexe de la politique en matière de respect de la vie privée, nous traitons les données à caractère personnel collectées auprès de vous directement (lorsque vous décidez de nous communiquer ces données à caractère personnel vous concernant, c'est-à-dire lorsque vous nous contactez ou quand vous remplissez des formulaires de contact présents sur notre site internet) ou indirectement (s'agissant des données qui nous sont fournies par un tiers). Les personnes concernées en question sont les utilisateurs, abonnés, personnes ayant souscrit un abonnement, clients (potentiels), partenaires, contractants, fournisseurs, participants à des conférences, ainsi que leurs employés respectifs et autres tiers en dehors de l'Office National du Tourisme Japonais (« Office »). Nous garantissons que les données à caractère personnel traitées sont adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire pour les finalités pour lesquelles elles sont traitées. Nous traiterons toujours les données à caractère personnel vous concernant est fondé sur une des bases juridiques sur lesquelles repose le règlement général sur la protection des données (RGPD) (articles 6 et 7).
Pour quelles finalités nous traitons les données à caractère personnel vous concernant et sur quel fondement juridique
Nous pouvons être amenés à collecter et traiter les données à caractère personnel vous concernant sur les fondements juridiques suivants et aux fins suivantes :
I. Finalité : Activités de marketing et de relations publiques (RP)
Données à caractère personnel collectées auprès de vous directement
| Finalité spécifique | Fondement juridique | Responsable du traitement |
|---|---|---|
| Traitement de données à caractère personnel dans le cadre de la distribution de brochures et la transmission d'informations en réponse à des demandes de renseignements | Intérêt légitime Consentement (pour du démarchage) |
Bureau de Paris du JNTO |
| Traitement des données à caractère personnel de participants à des concours photo | Intérêt légitime Consentement (pour du démarchage) |
Bureau de Paris du JNTO |
| Traitement des données à caractère personnel des abonnés à des bulletins d'information | Intérêt légitime (pour l'envoi de bulletins d'information à des contacts d'affaires) Consentement (pour l'envoi de bulletins d'information à des personnes) |
Bureau de Paris du JNTO |
| Traitement de données à caractère personnel pour des communiqués de presse | Intérêt légitime | Bureau de Paris du JNTO |
| Traitement de données à caractère personnel en lien avec des publicités en ligne, afin de mesurer la réussite d'une campagne | Intérêt légitime Consentement (pour l'utilisation de témoins de connexion ("cookies") ou autres technologies similaires) |
Bureau de Paris du JNTO |
| Traitement de données à caractère personnel concernant les utilisateurs qui accèdent aux pages publiées par le JNTO sur les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, YouTube, Instagram) et en lien avec des demandes d'informations générales via le site internet | Intérêt légitime Consentement (pour du démarchage) |
Bureau de Paris du JNTO |
| Vidéos, images et sites internet promotionnels | Intérêt légitime | Bureau de Paris du JNTO |
| Traitement des données d'utilisateurs du JOMC ("Japan Online Media Centre" = centre de médias en ligne japonais) | Intérêt légitime Consentement (pour du démarchage, y compris des bulletins d'information) |
Bureau de Paris du JNTO |
| Traitement pour réaliser des prises de vues au Japon | Consentement | Siège social du JNTO |
| Site internet : surveiller le comportement des utilisateurs du site internet du JNTO | Consentement | Siège social du JNTO |
| Application "Japan Official Travel App" : surveiller le comportement des utilisateurs | Consentement | Bureau principal du JNTO |
| Traitement des données à caractère personnel des abonnés à la photothèque du JNTO | Intérêt légitime Consentement (pour du démarchage, y compris des bulletins d'information) |
Bureau principal du JNTO |
| Traitement des données des utilisateurs qui accèdent aux pages sur les réseaux sociaux | Consentement (pour du démarchage) | Bureau principal du JNTO |
| Traitement de données à caractère personnel pour de la publicité en ligne | Intérêt légitime Consentement (pour l'utilisation de témoins de connexion ("cookies") ou technologies similaires) |
Bureau principal du JNTO |
| Traitement des données à caractère personnel des utilisateurs qui ont accès au site internet et aux pages sur les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, YouTube), afin de fournir des informations sur notre site internet et la plateforme ci-dessus, sur laquelle les établissements du JNTO situés dans l'EEE ont des comptes. Ce traitement des données vise également à analyser les accès à internet | Consentement | Bureau principal du JNTO |
| Le traitement des données des personnes qui s'inscrivent à un concours sur le site internet du JNTO | Intérêt légitime Consentement (pour du démarchage et l'utilisation de témoins de connexion ("cookies") et technologies similaires) Pour le traitement des données sensibles, le fondement juridique est le consentement explicite (article 9(2)(a) du RGPD) |
Bureau principal du JNTO |
Nous pouvons avoir un intérêt légitime à collecter, directement et/ou indirectement, et à traiter des données à caractère personnel vous concernant pour les finalités précisées dans les tableaux ci-dessus, ceci étant requis afin de vous fournir des services, organiser des manifestations promotionnelles et des concours, envoyer des informations et communiquer avec la presse, envoyer les brochures/bulletins d'information demandés par les personnes concernées, mettre à jour les pages sur les réseaux sociaux et améliorer notre présence en ligne, répondre aux demandes de renseignements, etc. Un critère de la mise en balance a été réalisé, visant à fonder la licéité du traitement des données sur l'intérêt légitime, et les personnes concernées peuvent, sur demande, obtenir des informations sur le critère de la mise en balance. Si nous avons besoin de traiter des catégories spécifiques de données à caractère personnel de vous (des données concernant la santé, par exemple), nous le ferons sous réserve que vous nous ayez donné votre consentement explicite (article 9(2)(a) du RGPD). Dans certaines activités de traitement précisées ci-dessus, le traitement peut être réalisé avec le consentement donné par la personne concernée pour le traitement des données à caractère personnel la concernant, pour une finalité spécifique.
II. Finalité : Exploitation
Données à caractère personnel collectées auprès de vous directement
| Finalité spécifique | Fondement juridique | Responsable du traitement |
|---|---|---|
| Traitement des données à caractère personnel de co-exposants, visiteurs d'expositions et participants à la "Travel Expo", à des salons professionnels/conférences/manifestations | Intérêt légitime | Bureau de Paris du JNTO, Bureau principal du JNTO |
| Traitement des données à caractère personnel de participants à des voyages de presse et des éducatours au Japon | Intérêt légitime Pour le traitement des données sensibles, le fondement juridique est le consentement explicite (article 9(2)(a) du RGPD) |
Bureau de Paris du JNTO |
| Rapport mensuel sur les partenaires (y compris les voyages au Japon organisés par les partenaires respectifs) | Intérêt légitime Le JNTO recueille également le consentement explicite de certains partenaires via un document d'interrogation, dans lequel ceux-ci déclarent accepter le traitement des données |
Bureau de Paris du JNTO |
| Traitement des données à caractère personnel de participants à des programmes d'apprentissage en ligne | Intérêt légitime Le JNTO recueille également le consentement de participants via le site internet italien de JNTO et la page web d'apprentissage en ligne du JNTO |
Bureau de Paris du JNTO |
| Traitement des données à caractère personnel de compagnies aériennes, voyagistes et autres partenaires | Intérêt légitime | Bureau de Paris du JNTO |
| Questionnaires pour des participants aux conférences | Intérêt légitime | Bureau de Paris du JNTO Siège social du JNTO |
| Traitement des données à caractère personnel contenues dans les listes de rendez-vous pour le service de gestion des adhésions au JNTO | Intérêt légitime | Bureau de Paris du JNTO |
| Traitement des données à caractère personnel de médias et agents de voyage, y compris pour les voyages au Japon | Intérêt légitime | Bureau de Paris du JNTO |
| Envoi de lettres d'invitation/d'accueil et réception d'actes de candidature pour des conférences et des manifestations promotionnelles | Intérêt légitime | Siège social du JNTO |
| Gérer la base de données commerciales et la force de vente | Intérêt légitime | Siège social du JNTO |
| Candidature et participation au programme du JNTO pour les acheteurs invités ou aux éducatours (« Visit Japan Travel & MICE », « VJTM ») | Intérêt légitime Pour le traitement des données sensibles, le fondement juridique est le consentement explicite (article 9(2)(a) du RGPD) |
Siège social du JNTO |
| Registre des réunions de travail | Intérêt légitime | Siège social du JNTO |
| Registre des réunions commerciales avec des personnes clé chez les organismes d'État partenaires | Intérêt légitime | Siège social du JNTO |
| Traitement d'informations relatives aux comptes bancaires pour l'envoi de fonds à l'étranger pour le paiement de certaines factures | Intérêt légitime | Siège social du JNTO |
| Examen pour les guides interprètes (examen national japonais) organisé par le JNTO | Intérêt légitime Le JNTO informe également les candidats et recueille leur consentement, via la « règle de gestion des données à caractère personnel » inclue dans les modalités et les conditions de l'examen, comme indiqué sur le document d'inscription à l'examen |
Siège social du JNTO |
| Traitements dans le cadre de la fourniture d'assistance aux médias et agences de voyage pour des campagnes de presse ou voyages d'affaires au Japon | Intérêt légitime | Siège social du JNTO |
| Traitement des données des participants aux événements ILTM à Cannes | Intérêt légitime | Siège social du JNTO |
| Traitement des lettres de résidents de l'UE adressées à l'office de tourisme du JNTO | Intérêt légitime | Siège social du JNTO |
| Traitement de données à caractère personnel pour le système de demandes d'informations en ligne | Intérêt légitime | Siège social du JNTO |
Nous pouvons avoir un intérêt légitime à collecter, directement et/ou indirectement, et à traiter des données à caractère personnel vous concernant pour les finalités précisées dans les tableaux ci-dessus, ceci étant requis pour l'organisation d'éducatours/campagnes de presse et la réalisation de tous les préparatifs nécessaires à l'organisation de voyages et de séjours, l'organisation de programmes d'apprentissage en ligne, de manifestations promotionnelles, de conférences, etc., la mise à jour des coordonnées des personnes afin d'assurer le fonctionnement de notre entité, la gestion et l'évaluation des relations avec nos partenaires, et la communication avec ces derniers. Un critère de la mise en balance a été réalisé, visant à fonder la licéité du traitement des données sur l'intérêt légitime, et les personnes concernées peuvent, sur demande, obtenir des informations sur le critère de la mise en balance. Si nous avons besoin de traiter des catégories particulières de données à caractère personnel de vous (des données concernant la santé, par exemple), nous le ferons sous réserves que vous ayez donné votre consentement explicite (article 9(2)(a) du RGPD). Dans certaines activités de traitement précisées ci-dessus, le traitement peut être fondé sur le consentement donné par la personne concernée pour le traitement des données à caractère personnel la concernant, pour une finalité spécifique.
III. Finalité : Technologies de l'information (TI) et administration générale
Données à caractère personnel collectées auprès de vous directement
| Finalité spécifique | Fondement juridique | Responsable du traitement |
|---|---|---|
| Traitement des baux de location de bureaux | Intérêt légitime | Siège social du JNTO |
| Services en nuage Cybozu (production et partage de données, gestion de planning, réservation d'installations/matériel et gestion des présents) | Intérêt légitime | Siège social du JNTO |
| Traitement des données à caractère personnel des visiteurs du TIC ("Tourist Information Center" = office de tourisme) pour la numérotation de leurs photos | Intérêt légitime | Siège social du JNTO |
| Liste des utilisateurs d'ordinateurs personnels en location à l'office de tourisme. | Intérêt légitime | Siège social du JNTO |
Nous pouvons avoir un intérêt légitime à collecter, directement et/ou indirectement, et traiter des données à caractère personnel vous concernant pour les finalités précisées dans les tableaux ci-dessus, lequel est nécessaire pour enregistrer et garantir la gestion de baux immobiliers pour nos espaces de bureaux/bâtiments dans l'EEE, permettre à des employés d'utiliser les services en nuage Cybozu et traiter les données à caractère personnel des visiteurs, pour des mesures de sécurité (voir également notre politique de gestion de témoins de connexion ("cookies") pour de plus amples informations). Un critère de la mise en balance a été réalisé, visant à fonder la licéité du traitement des données sur l'intérêt légitime, et les personnes concernées peuvent, sur demande, obtenir des informations sur le critère de la mise en balance.
Nous traiterons les données vous concernant pour toutes ces finalités spécifiques, explicites et légitimes précisées ci-dessus, et ne traiterons pas ultérieurement les données d'une façon qui serait incompatible avec la poursuite de ces finalités. Si nous avons l'intention de traiter des données à caractère personnel collectées pour une finalité bien particulière au départ, pour nous permettre ensuite d'atteindre d'autres objectifs ou finalités, nous nous assurerons que vous en serez informé(e). Nous ne conserverons les données à caractère personnel vous concernant qu'aussi longtemps que nécessaire, afin de remplir nos obligations légales, garantir la fourniture d'un service adéquat et soutenir nos activités commerciales (articles 5 et 25(2) du RGPD).
