POLITIQUE EN MATIÈRE DE RESPECT DE LA VIE PRIVÉE

VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT LA PRÉSENTE POLITIQUE EN MATIÈRE DE RESPECT DE LA VIE PRIVÉE

1. NOTRE DÉCLARATION RELATIVE À LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

La protection des données à caractère personnel vous concernant revêt une importance primordiale pour l'Office National du Tourisme Japonais (l'« Office »). La présente politique en matière de respect de la vie privée (la « politique en matière de respect de la vie privée ») vise donc à vous informer les utilisateurs, abonnés, personnes ayant souscrit un abonnement, clients (potentiels), partenaires, contractants, fournisseurs, participants à des conférences, ainsi que leurs employés respectifs et autres tiers en dehors de l'Office établis dans l'Espace économique européen (l'« EEE » ; chacune des entités susmentionnées en tant que « Client, etc. » ou « vous » dans la présente Politique) sur la façon dont notre Office, agissant en tant que responsable du traitement des données, collecte et traite les données à caractère personnel vous concernant, que vous nous présentez ou nous communiquez. Nous agissons également en tant que responsable du traitement des données lorsque nous traitons les données à caractère personnel vous concernant que nous recevons ou collectons auprès de tiers. Nous traitons ces données à caractère personnel conformément aux règlements applicables de l'Union européenne et des États membres relatifs à la protection des données, et en particulier, au règlement général sur la protection des données 2016/679 (le « RGPD »).

Nous vous encourageons à lire attentivement la présente politique en matière de respect de la vie privée. Si vous ne souhaitez pas que nous utilisions des données à caractère personnel vous concernant, comme énoncé dans la présente politique en matière de respect de la vie privée, veuillez ne pas nous fournir des données à caractère personnel vous concernant. Veuillez noter que dans ce cas, nous ne serons pas en mesure de vous fournir nos services, vous n'aurez pas accès ou ne pourrez utiliser certaines fonctionnalités via nos sites internet, et le fait que vous ne nous transmettiez pas de données à caractère personnel vous concernant aura une incidence sur votre degré de satisfaction lors de nos échanges.

Si vous avez des questions ou souhaitez formuler des observations au sujet de la présente politique en matière de respect de la vie privée, veuillez les adresser à : info@tourisme-japon.fr.

2. COMMENT UTILISONS-NOUS LES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL VOUS CONCERNANT ?

Aux fins décrites dans la présente politique en matière de respect de la vie privée, nous traitons les données à caractère personnel que nous collectons auprès de vous directement (lorsque vous décidez de nous communiquer des données à caractère personnel vous concernant, c'est-à-dire lorsque vous nous contactez ou remplissez des formulaires de contact sur notre site internet) ou indirectement (s'agissant des données fournies par un tiers). Nous garantissons que les données à caractère personnel traitées sont adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire pour les finalités pour lesquelles elles sont traitées. Nous traiterons toujours les données à caractère personnel vous concernant en nous fondant sur un des fondements juridiques sur lesquels repose le RGPD (articles 6 et 7). De plus, nous traiterons toujours les catégories de données à caractère personnel sensibles vous concernant comme, par exemple, votre appartenance syndicale, vos convictions religieuses ou des données concernant votre santé, conformément aux règles spéciales prévues par le RGPD (articles 9 et 10).

Nous pouvons collecter et traiter des données à caractère personnel vous concernant aux fins suivantes :

Ⅰ. Finalité : Activités de marketing et de relations publiques (RP)

Nous pouvons avoir un intérêt légitime à collecter, directement et/ou indirectement, et à traiter des données à caractère personnel vous concernant pour la finalité en question, ceci étant requis afin de vous fournir nos services, organiser des manifestations promotionnelles et des concours, envoyer des informations et communiquer avec la presse, envoyer les brochures/bulletins d'information demandés par les personnes concernées, mettre à jour les pages sur les réseaux sociaux et améliorer notre présence en ligne, répondre aux demandes de renseignements, etc. Dans certaines activités de traitement, le traitement peut être réalisé avec le consentement donné par la personne concernée pour le traitement des données à caractère personnel la concernant, pour une finalité spécifique. Si nous avons besoin de traiter des catégories particulières de données à caractère personnel de vous (des données concernant la santé, par exemple), nous le ferons sous réserve que vous nous ayez donné votre consentement explicite (article 9(2)(a) du RGPD).

Ⅱ. Finalité : Exploitation

Nous pouvons avoir un intérêt légitime à collecter, directement et/ou indirectement, et à traiter des données à caractère personnel vous concernant pour la finalité en question, ceci étant requis pour l'organisation d'éducatours/campagnes de presse, la réalisation de tous les préparatifs qui s'avèreraient nécessaires en matière d'organisation de voyages et de séjours, l'organisation de programmes d'apprentissage en ligne, des manifestations promotionnelles, de conférences, etc., la mise à jour de coordonnées de personnes pour assurer le fonctionnement de notre entité, la gestion et l'évaluation des relations avec nos partenaires, et la communication avec ces derniers. Si nous avons besoin de traiter des catégories particulières de données à caractère personnel de vous (des données concernant la santé, par exemple), nous le ferons sous réserve que vous ayez donné votre consentement explicite (article 9(2)(a) du RGPD) ou suite à votre embauche ou pour exécuter nos obligations en matière de droit du travail ou appliquer des règlements en matière de santé (article 9(2)(b) et (h) du RGPD). Dans certaines activités de traitement, le traitement peut être fondé sur le consentement donné par la personne concernée par le traitement des données à caractère personnel la concernant, pour une finalité spécifique.

Ⅲ. Finalité : Technologies de l'information (TI) et administration générale

Nous pouvons avoir un intérêt légitime à collecter, directement et/ou indirectement, et traiter des données à caractère personnel vous concernant pour la finalité en question, ceci étant requis pour enregistrer et assurer la bonne gestion des baux immobiliers pour nos bureaux/bâtiments situés dans l'EEE, pour permettre à des employés d'utiliser les services en nuage Cybozu et nous permettre de traiter les données à caractère personnel des visiteurs, pour des mesures de sécurité.

Si vous souhaitez avoir accès de plus amples informations, par exemple sur les finalités spécifiques ou sur le fondement juridique prévus par les articles 13 et 14 du RGPD, veuillez cliquer ici.

Nous traiterons les données à caractère personnel vous concernant pour toutes ces finalités légitimes précisées ci-dessus, ainsi que pour les finalités présentées plus en détail ci-dessus sur la page web et accessibles en cliquant ici et ne traiterons pas ultérieurement ces données d'une manière qui soit incompatible avec la poursuite de ces finalités. Si nous avons l'intention de traiter des données à caractère personnel collectées initialement pour une finalité spécifique, afin de poursuivre ensuite d'autres objectifs ou finalités, nous nous assurerons que vous serez informé(e) des finalités de ces traitements.

Nous pouvons être amenés à traiter des données à caractère personnel vous concernant en vue de respecter une obligation légale, comme indiqué sur la page web accessible en cliquant ici.

Nous pouvons être amenés à traiter des données à caractère personnel sensibles vous concernant avec votre consentement, comme indiqué sur la page web accessible en cliquant ici. Nous attirons votre attention sur le fait que vous êtes en droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que ce retrait ne compromette la licéité du traitement fondé sur le consentement que vous avez donné avant ce retrait.

Nous ne conserverons les données à caractère personnel vous concernant qu'aussi longtemps que nécessaire, afin de remplir nos obligations légales, garantir la fourniture d'un service adéquat et soutenir nos activités commerciales (articles 5 et 25(2) du RGPD).

3. COMMENT PARTAGEONS-NOUS LES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL VOUS CONCERNANT ?

Nous pouvons être amenés à partager des données à caractère personnel vous concernant avec les bureaux de l'Office et avec des tiers, conformément au RGPD. Si nous partageons des données à caractère personnel vous concernant avec un sous-traitant de données, nous mettrons en place le cadre juridique approprié portant sur le transfert et le traitement de ces données (articles 26, 28 et 29 du RGPD). De plus, si nous partageons des données vous concernant avec toute autre entité en dehors de l'EEE, nous mettrons en place les cadres juridiques appropriés et appliqueront notamment les clauses contractuelles types de responsable du traitement à responsable du traitement (2004/915/CE) et de responsable du traitement à sous-traitant (2010/87/UE) approuvées par la Commission européenne, afin de protéger ces transferts (article 44 du RGPD).

Étant donné l'ampleur et la complexité des opérations de traitement des données effectuées par notre Office, il nous est impossible de dresser individuellement, dans la présente politique en matière de respect de la vie privée, la liste de tous les destinataires des données à caractère personnel vous concernant. Pour cette raison, seules des catégories (et quelques exemples dans chaque catégorie) de destinataires sont précisées, conformément aux exigences prévues par le RGPD.

Partenaires stratégiques (agissant en tant que responsables du traitement)

Les données à caractère personnel vous concernant peuvent être transférées, conservées et faire l'objet d'un traitement ultérieur par nos partenaires stratégiques, avec qui nous collaborons pour fournir nos produits et services, ou qui nous aident à diriger nos affaires avec nos clients et gérer nos relations avec les membres de notre personnel. Nous pouvons actuellement être amenés à partager des données à caractère personnel vous concernant avec les catégories de partenaires suivantes : fournisseurs, par exemple de services de voyage, compagnies aériennes, d'assurance assistance voyage, prestataires de services en gestion de projet, prestataires de services en TI (technologies de l'information), prestataires de services dans le domaine du marketing, prestataires de services dans le domaine de la communication, fournisseurs de plateformes de webinaires, prestataires de services dans le domaine de l'organisation de MICE ("Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions" = réunions, congrès, conventions et voyages de gratification), administrations publiques, organisateurs de séminaires, gestionnaires de projet, prestataires de services dans le domaine de la publicité.

Les données à caractère personnel vous concernant ne seront partagées avec ces entreprises qu'aux fins précisées par la présente politique en matière de respect de la vie privée, comme précisé ci-dessus.

Prestataires de services (agissant en tant que sous-traitants)

Nous partageons les données à caractère personnel vous concernant avec des entreprises qui fournissent des services pour notre compte : sociétés de services et d'ingénierie en informatique, sociétés de conseil, fournisseurs, par exemple réseaux sociaux, services de voyage, compagnies aériennes, sociétés d'assurance de voyage, fournisseurs de plateformes d'apprentissage en ligne, prestataires de services en gestion de projet, prestataires de services et consultants en TI, prestataires de service dans le domaine des réseaux sociaux (Facebook, Twitter, YouTube, Instagram), prestataires de services en TI, consultants en RP, prestataires de services dans l'organisation de MICE, gestionnaires de projet, prestataires de services en gestion de projet et en assurance sociale.

Les données à caractère personnel vous concernant ne seront partagées avec ces entreprises qu'aux fins précisées par la présente politique en matière de respect de la vie privée, comme indiqué ci-dessus.

Sociétés affiliées et opérations commerciales en lien avec notre entité

Nous pouvons être amenés à partager les données à caractère personnel vous concernant avec toutes les sociétés affiliées à l'Office. En cas de fusion, restructuration, prise de contrôle, coentreprise, cession, création de divisions autonomes, transmission, ou vente ou cession de toutes nos activités ou d'une partie de nos activités, y compris en lien avec toute faillite ou procédures similaires, nous pouvons transférer au tiers concerné toute donnée à caractère personnel ou toutes les données à caractère personnel.

Respect de la législation et sécurité

Nous pouvons nous trouver dans l'obligation de communiquer des données à caractère personnel vous concernant pour appliquer la législation, dans le cadre d'une procédure légale, d'un contentieux et/ou pour répondre à une demande émanant des autorités publiques et gouvernementales dans votre pays de résidence ou en-dehors de celui-ci. Nous pouvons également communiquer des données à caractère personnel vous concernant si nous jugeons que la communication de ces données est nécessaire ou appropriée pour des finalités en lien avec la sécurité nationale, l'application de la loi ou d'autres questions d'intérêt public.

Nous pouvons également communiquer des données à caractère personnel vous concernant si nous jugeons de bonne foi que cette communication est raisonnablement nécessaire pour protéger nos droits et exercer des voies de recours, faire respecter nos stipulations, enquêter sur la fraude ou protéger notre activité ou nos utilisateurs.

Transferts de données

Ces communications peuvent comprendre le transfert des données à caractère personnel vous concernant de l'Union européenne vers le Japon. Ce transfert peut avoir lieu afin d'assurer la fourniture, par des vendeurs et prestataires, de services destinés à l'Office et le partage d'informations nécessaires dans l'Office. Pour chacun de ces transferts, nous nous assurons de fournir un niveau de protection approprié aux données transférées, en respectant en particulier des clauses contractuelles types définies par les décisions 2004/915/CE et 2010/87/UE de la Commission européenne, ou définies par toutes clauses types de protection des données adoptées par la Commission européenne, en vertu de l'article 46(2)(c) du RGPD. Vous pouvez obtenir un exemplaire non confidentiel des garanties mentionnées des transferts que nous réalisons en prenant contact avec nous. Veuillez trouver nos coordonnées ci-dessous.

4. NOS REGISTRES DES TRAITEMENTS DES DONNÉES

Nous tenons des registres de tous les traitements de données à caractère personnel, conformément aux obligations établies par le RGPD (article 30), lorsque nous pourrions agir en tant que responsable du traitement ou sous-traitant. Dans ces registres, nous consignons toutes les informations qui nous sont nécessaires pour nous conformer au RGPD et coopérer avec les autorités de contrôle, comme cela est exigé (article 31).

5. MESURES DE SÉCURITÉ

Nous traitons des données à caractère personnel vous concernant de façon à garantir leur sécurité appropriée, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite, la perte, la destruction ou les dégâts d'origine accidentelle. Nous mettons en œuvre les mesures techniques ou organisationnelles appropriées pour atteindre ce niveau de protection (articles 25(1) et 32 du RGPD).

6. NOTIFICATION DE VIOLATIONS DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL AUX AUTORITÉS DE CONTRÔLE COMPÉTENTES

En cas de violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d'une autre manière, ou l'accès non autorisé à de telles données, nous avons mis en place les mécanismes et règles internes permettant de rapidement l'identifier et l'évaluer. En fonction du résultat de notre évaluation, nous effectuerons les notifications minimum exigées par la loi aux autorités de contrôle et les communications aux personnes concernées affectées, dont vous pourriez faire partie (articles 33 et 34 du RGPD).

7. TRAITEMENTS SUSCEPTIBLES D'ENGENDRER UN RISQUE ÉLEVÉ POUR VOS DROITS ET LIBERTÉS

Nous avons mis en place des mécanismes et des règles internes nous permettant d'identifier les activités de traitement des données susceptibles d'engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés (article 35 du RGPD). Si de telles activités de traitement des données sont identifiées, nous les évaluerons en interne, et soit les arrêterons, soit nous assurerons que les traitements sont conformes au RGPD, ou que les mesures techniques ou organisationnelles appropriées sont mises en place, permettant leur poursuite.

En cas de doute, nous prendrons contact avec l'autorité de contrôle compétente chargée de la protection des données afin de recueillir son avis et ses recommandations (article 36 du RGPD).

8. VOS DROITS

Vous disposez des droits suivants en ce qui concerne les données à caractère personnel que nous collectons et traitons.

  • Informations concernant le traitement des données vous concernant : Vous avez le droit d'obtenir de notre part toutes les informations nécessaires concernant nos activités de traitement des données qui vous concernent (articles 13 et 14 du RGPD).
  • Accès aux données à caractère personnel : Vous avez le droit d'obtenir de notre part la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées, et, lorsqu'elles le sont, l'accès auxdites données à caractère personnel, ainsi que certaines informations en lien avec celles-ci (article 15 du RGPD).
  • Rectification ou effacement des données à caractère personnel : Vous avez le droit d'obtenir de notre part, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes et que toute donnée à caractère personnel incomplète soit complétée (article 16 du RGPD). Vous avez également le droit d'obtenir de notre part l'effacement, dans les meilleurs délais, des données à caractère personnel vous concernant, lorsque certaines conditions légales s'appliquent (article 17 du RGPD).
  • Limitation du traitement des données à caractère personnel : Vous avez le droit d'obtenir de notre part la limitation du traitement des données à caractère personnel, lorsque certaines conditions légales s'appliquent (article 18 du RGPD).
  • Opposition au traitement des données à caractère personnel : Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel vous concernant, lorsque certaines conditions légales s'appliquent (article 21 du RGPD).
  • Portabilité des données à caractère personnel : Vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel vous concernant dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que nous y fassions obstacle, lorsque certaines conditions s'appliquent (article 20 du RGPD).
  • Ne pas faire l'objet d'une prise de décision automatisée : Vous avez le droit de ne pas faire l'objet d'une décision automatisée (y compris le profilage), fondée sur le traitement des données à caractère personnel vous concernant, dans la mesure où celle-ci produirait des effets juridiques ou similaires sur vous, lorsque certaines conditions s'appliquent (article 22 du RGPD). Nous vous informons que nous ne prenons actuellement pas de décision automatisée, y compris de profilage, conformément à l'article 22 du RGPD.
  • Retrait de votre consentement : Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, ce qui ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement que vous avez donné avant son retrait.

Si vous avez l'intention d'exercer ces droits, veuillez consulter le paragraphe "COORDONNÉES" ci-dessous.

Si vous n'êtes pas satisfait(e) de la façon dont nous avons traité une demande, ou si vous souhaitez introduire une réclamation concernant la façon dont nous traitons les données à caractère personnel vous concernant, vous pouvez introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle chargée de la protection des données.

9. ENFANTS

Nos produits et services sont destinés à des clients adultes. Par conséquent, nous ne collectons ni ne traitons sciemment des données à caractère personnel concernant les enfants âgés de moins de seize (16) ans. Si nous découvrons que nous avons collecté et traité les données à caractère personnel d'un enfant âgé de moins de seize (16) ans, ou de l'âge minimum équivalent en fonction de la juridiction concernée, nous prendrons des mesures pour supprimer les informations dès que possible.

10. LIENS VERS D'AUTRES SITES

Nous pouvons, à partir du site internet, proposer des liens hypertexte vers des sites tiers ou provenant d'internet. Nous ne contrôlons pas et ne pouvons être tenus pour responsables des contenus et des pratiques des tiers en matière de protection des données. Veuillez lire attentivement leur politique en matière de respect de la vie privée pour savoir comment ils collectent et traitent les données à caractère personnel vous concernant.

11. MISES À JOUR DE LA POLITIQUE EN MATIÈRE DE RESPECT DE LA VIE PRIVÉE

De temps en temps, nous pouvons être amenés à réviser ou mettre à jour la présente politique en matière de respect de la vie privée. Toute modification apportée à la présente politique en matière de respect de la vie privée sera effective dès lors que la politique de traitement en matière de respect de la vie privée révisée sera publiée via nos services. Si nous apportons des modifications, nous vous informerons de la présente politique en matière de respect de la vie privée et demanderons votre consentement, le cas échéant.

COORDONNÉES

Si vous avez des questions ou des requêtes en lien avec la présente politique en matière de respect de la vie privée, vous pouvez nous contacter à l'adresse électronique : info@tourisme-japon.fr.